1. Objet 

Les présentes conditions générales de vente (CGV) sont relatives à la société EPIC Annecy concernant ses activités de production et d’organisation d’événements, SASU dont le siège social est situé au 5 rue de l’industrie 74000 ANNECY,  immatriculée au RCS d’Annecy, SIRET 93346797900011.

Elles constituent le cadre des engagements contractuels et financiers proposés à ses clients.

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   2. Conditions d'utilisation

Les présentes CGV s’appliquent à tous les services vendus par EPIC.

Les services et prestations proposés par EPIC sont les suivants :

• Conseil et accompagnement en marketing et événementiel BtoB, événementiel BtoC et conception créative

• Organisation d’événements

Elles sont transmises au client au verso de chaque document commercial de l’entreprise : offre commerciale, bon de commande, facture d’acompte et facture.

Toute commande du client implique l’acceptation sans réserve et sans restriction des présentes CGV qui sont partie intégrante du Contrat entre le client et EPIC. Celles-ci ne pourront être modifiées par le client. Une dérogation aux présentes CGV ne sera validée qu’après un accord préalable et écrit de la part d’EPIC.

La société EPIC se réserve le droit de modifier ses Conditions générales de vente à tout moment sans avoir à en informer ses clients.

 

   3. Offre commerciale, commande et modifications

Toute intervention d’EPIC fait l’objet d’une offre commerciale claire, détaillée et explicative, remise en main propre ou envoyée par email,  permettant de déterminer le montant intégral de la prestation. Le montant pourra varier en fonction du taux de change.  Cette offre commerciale reprend le détail des prestations choisies à partir de la demande du client, ainsi que les coûts et modalités liées. Les prix des prestations vendues sont indiqués en Euros hors taxes (€HT) et précisément déterminées au jour de la validation de l’offre commerciale. Par voie de conséquence, ils seront majorés du taux de TVA et des frais applicables au jour de validation de l’offre.

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Chaque ajout ou suppression de prestation de la part du client fera l’objet d’une modification de l’offre par EPIC, comprenant une révision de l’offre de départ. Une fois l’offre définitive validée, EPIC adressera au client un bon de commande que le client devra retourner dûment signé, ainsi qu’une facture d’acompte due. La commande sera effective dès réception de l’acompte. Toute prestation ajoutée lors de la réalisation de l’événement devra faire l’objet d’une estimation budgétaire, sous forme d’avenant à la commande, transmise au client par EPIC avant la livraison, si lesdites prestations sont commandées au minimum 10 jours ouvrés avant la livraison.

 

Modification du nombre de participants

Le nombre de participants est mentionné ferme et définitif 7 jours avant la date de la prestation, auprès de EPIC, par mail ou par courrier. Une fois passé cette date, la modification du nombre de participants ne pourra être prise en compte lors de la facturation.

 

   4. Conditions de règlement, modalités de paiement et pénalités de retard

Conformément à l’article 3, la commande est effective dès réception du premier acompte.

• Si la prestation a lieu 92 jours ou plus après la signature du bon de commande :

Un premier acompte de 35% sera dû à la signature de celui-ci.

Un second acompte de 35% sera dû à mi-parcours.

Le solde de 30% sera dû 15 jours ouvrés avant l’événement.

• Si la prestation a lieu entre 91 et 30 jours après la signature du bon de commande :

Un acompte de 70% sera dû à la signature de celui-ci.

Le solde de 30% sera dû 15 jours ouvrés avant l’événement.

• Si la prestation a lieu moins de 30 jours après la signature du bon de commande :

La solde de la prestation est entièrement dû à la signature de celui-ci.

Le client s’engage à régler les montants aux échéances prévues sur le bon de commande.

Les factures sont payables à réception, par virement bancaire, aux coordonnées bancaires suivantes :

IBAN : FR76 3000 3010 1400 0200 1877 238

BIC : SOGEFRPP

 

Le client s’engage à rembourser à EPIC les frais de voyage (transport, hôtel, repas) ainsi que tous les coûts supplémentaires non compris dans le prix de la prestation, nécessaires au bon déroulement de l’événement et qui garantissent la qualité de la prestation. Ces frais seront ajoutés à la facture finale.

 

En cas de désaccord, les prix ne pourront être contestés après la signature du bon de commande.

 

Le défaut total ou partiel de paiement après les échéances définies ci-dessus entrainera l’exigibilité d’une pénalité de retard représentant 10% du montant de la commande, ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros. Une indemnité complémentaire pourra être réclamée, sur justificatifs, lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs au montant de l’indemnité forfaitaire.

 

 

   5. Conditions d’annulation, report et force majeure

Toute annulation à l’initiative du client doit être notifiée à EPIC par recommandé avec accusé de réception. Le report est envisageable pour raisons familiales ou liées à la santé, et possible une fois.

Dans le cas où le client annule une ou plusieurs des prestations initialement validées à la commande, ou lorsque le report n’est pas possible, il s’engage à régler les frais déjà engagés par EPIC.

Dans le cas où le client annule sa collaboration avec EPIC et décide de réaliser son événement par ses propres moyens ou en faisant appel à un tiers sur la base du projet initialement imaginé et crée par EPIC, une pénalité de 25% du projet devisé viendrait s’ajouter aux frais d’annulation.

En cas d’annulation sans préavis ou si le client ne se présentait pas le jour de l’événement, EPIC sera en droit de demander une indemnité égale à 100% de la prestation.

Frais d’annulation :

• Plus de 92 jours avant la date de l’événement : le premier acompte restera dû. Si les frais déjà engagés dépassent le montant de l’acompte, ils seront facturés au client.

• Entre 60 et 31 jours avant la date de l’événement : 70 % de la prestation sera due.

• Entre 30 jours et la date de l’événement : 100% de la prestation sera due.

 

En cas de modification ou d’annulation par EPIC (et/ou les sociétés partenaires), nous vous contacterons dans les plus brefs délais et mettrons tout en œuvre pour trouver une solution alternative ou changer la date de l’évènement.

 

En cas d’annulation pour cause de force majeure, EPIC mettra tout en œuvre pour récupérer un maximum de fonds auprès des prestataires déjà engagés, sans aucune garantie. Le client ne pourra pas prétendre à un remboursement excédent.

À ce titre, la force majeure s’entend de tout événement extérieur, imprévisible et irrésistible au sens du Code civil.

Liste non exhaustive des cas de force majeure : Grève, risque politique et géopolitique, trouble social, émeute, guerre, attentat, incendie, inondation, pandémie, décès…

 

Conditions météorologiques

EPIC n’a aucun contrôle sur les conditions météorologiques et climatiques. Elles ne font donc pas partie des obligations contractuelles.
Si, en raison de mauvaises conditions climatiques, il est impossible au client de prendre part à ses activités, EPIC ne peut en aucun cas en être responsable.
En cas de modification ou d’annulation par le Client ou ses prestataires, ce dernier ne pourra prétendre à aucun remboursement (voir article 5).
 

 

   6. Obligations d’EPIC

EPIC s’engage à réaliser l’ensemble des prestations convenues avec le client et inscrites sur le bon de commande, conformément aux règles de l’art et usages de la profession, sous réserve que le client respecte ses propres obligations.

EPIC s’engage à respecter la confidentialité souhaitée par le client.

EPIC s’engage à réaliser un premier rendez-vous de découverte et une première offre commerciale, libre de tout engagement financier de la part du client.

EPIC s’engage à fournir au client tous les documents commerciaux et créatifs concernant les prestations, leurs coûts et échéances.

Dans le cas où EPIC fait appel à des prestataires, elle se réserve le droit d’appliquer leurs propres CGV.

 

   7. Obligations du client

Le client s’engage à faciliter l’accès aux informations nécessaires à la bonne organisation de l’événement.

Le client s’engage à valider tous les documents soumis à son approbation et à formuler clairement ses désaccords.

Le client s’engage à verser les sommes dues.

Le client s’engage à ne pas avoir recours directement aux partenaires (prestataires et collaborateurs) de EPIC avant, pendant et après l’événement.

 

   8. Responsabilités et assurances

La société EPIC ne peut être tenue responsable des retards et annulations des prestations dus à des événements de force majeure. Sa responsabilité se limite au remboursement des prestations déjà réglées par le client, non réalisées et remboursables selon ses propres CGV et celles de ces partenaires.

Comme convenu dans l’article 5, EPIC mettra tout en œuvre pour récupérer un maximum de fonds auprès des prestataires déjà engagés, sans aucune garantie. Le client ne pourra pas prétendre à un remboursement excédent.

Liste non exhaustive des cas de force majeure : Grève, risque politique et géopolitique, trouble social, émeute, guerre, attentat, incendie, inondation, pandémie, décès…

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Le client est responsable de tout dommage, direct ou indirect, que lui-même, ses invités ou ses participants pourraient causer lors de l’événement.

Le client s’engage, en cas de dommage matériel ou corporel causé par lui-même, ses invités ou ses participants, à indemniser intégralement EPIC et ses partenaires du préjudice subi (frais de réparation, perte financière, frais juridiques…)

La responsabilité d’EPIC est limitée aux dommages directs de ses propres prestations (création, planification, organisation, décoration, location de matériel), à l’exclusion des dommages indirects.

EPIC ne sera pas tenue responsable des préjudices directs ou indirects causés par ses partenaires, lesquels sont responsables vis-à-vis du client.

Le client BtoC s’engage à être en pleine capacité juridique pour contracter et à être titulaire d’une assurance responsabilité civile valide au moment de l’événement. Une attestation pourra lui être réclamée.

Les  clients BtoB s’engagent à être titulaires d’ une assurance responsabilité civile professionnelle couvrant les incidents matériels et personnels. Une attestation pourra être réclamée.

EPIC s’engage à encourager ses clients à souscrire à une assurance complémentaire (assistance, prévoyance, annulation) pour couvrir tout incident dont lui-même, ses invités ou participants seraient responsables.

EPIC a souscrit une assurance de responsabilité professionnelle.

 

   9. Confidentialité, données personnelles, droit à l’image et propriété intellectuelle

EPIC et le client s’engagent à respecter la confidentialité la plus stricte s’agissant des informations qui sont échangées dans le cadre de ce contrat. EPIC et le client s’engagent donc à conserver confidentiels tous les documents et informations auxquels ils pourraient avoir accès durant leur collaboration. La diffusion de ces documents se limite aux collaborateurs qui en auraient besoin dans l’exercice de leurs fonctions durant la préparation de l’événement.

 

En application du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen (RGPD), il est indiqué qu’il est nécessaire de récolter des données personnelles du client pour l’élaboration de son événement et notamment pour la facturation. Ces dernières pourront être transmises aux prestataires de EPIC pour assurer le bon déroulement de la prestation. Le client dispose, conformément aux réglementations nationales et européennes en vigueur d’un droit d’accès permanent, de modification, de rectification et d’opposition s’agissant des informations le concernant.

 

Dans le cadre de ses actions publicitaires, EPIC ne pourra pas diffuser de contenu concernant l’événement sur son site internet ou tout autre support de communication, sans le formulaire d’autorisation signé de la part du client.

Dans le cas où le client autorise EPIC à diffuser du contenu, elle pourrait utiliser les éléments suivants :

• Prénom du client – Nom de l’entreprise – Nom de la marque

• Logo – Logo de la marque

• Reportages photographiques et vidéos

• Témoignages écrits ou audio

 

Dans le cas où le client souhaite diffuser du contenu sur ses propres plateformes en ligne, il devra obligatoirement mentionner EPIC.

Le client déclare avoir recueilli les autorisations de droit à l’image de ses invités, partenaires, collaborateurs ou toute personne figurant sur les données de l’événement.

 

Les marques, noms de domaines, produits, logiciels, images, vidéos, textes ou plus généralement toute information objet de droits de propriété intellectuelle sont et restent la propriété exclusive de EPIC. Aucune cession de droits de propriété intellectuelle n’est réalisée au travers des présentes CGV. Toute reproduction totale ou partielle, modification ou utilisation de ces biens pour quelque motif que ce soit est strictement interdite.

Ainsi, le client s’engage à garantir la protection de la propriété actuelle des contenus créatifs d’ EPIC (moodboards, scénarisations, rough 3D, idées, mots et phrases clés…).

Ces contenus sont la propriété exclusive d’EPIC et ne peuvent être exploités sans l’accord préalable écrit de la société.

 

   10. Litiges et droit applicable

Toute réclamation ne sera prise en considération que si elle est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception, dans un délai de 5 jours ouvrés maximum après la date de l’événement.

Pour les clients BtoC, le recours à un médiateur de la consommation est possible.

 

En cas de litige concernant l’interprétation ou la validation du contrat, il sera soumis aux tribunaux compétents de la ville d’Annecy : Tribunal du Commerce d’Annecy, situé 10 avenue du Parmelan 74000 ANNECY, joignable au 0450050545.

 

Tout litige relatif à l’interprétation et à l’exécution des présentes conditions générales de vente est soumis au droit français.